Esküvői helyszín

Van, aki szerint a tökéletes esküvői ruha a legfontosabb, más a zenében nem ismer kompromisszumot, egyesek pedig a catering fontosságát hangsúlyozzák. De minden hiába, ha nincs meg a legfontosabb dolog, a tökéletes helyszín, ami meghatározza a nap stílusát, tematikáját, kihatással van a teendőkre, és az egyik legnagyobb tétel az esküvői számlán.

Ha az esküvői szolgáltatókat sorrendbe állítanánk, hogy foglalás szempontjából melyik áll az első helyen a helyszín nyerné a versenyt. Nagy létszám, 100-120 fő felett érdemes az esküvő előtt 1,5 évvel lefoglalni az álomhelyszíneteket, mivel kevés hely tud ekkora létszámú esküvőt befogadni. Sok helyszínen egy évvel előre telítettek a szombati napok, így ha ehhez ragaszkodtok ehhez, akkor mihamarabb foglaljatok időpontot. Előfordul, hogy egy helyszín minden időpontja betelt, de vannak olyan foglalásai, melyeket opcionálisan rögzítettek és a pár visszajelzésére várnak. Kérdezzetek rá a kérdőjeles időpontokra és a várólista lehetőségére. Kedvezményekre számíthattok, ha hétköznapi időpontra vagy szezonon kívülre tervezitek a Nagy Napotokat, mivel a helyszínnek is célja a kihasználtság bővítse.

A szerződéskötést előtt részletesen beszéljétek át a helyszín által nyújtott szolgáltatásokat. A szerződésben rögzítsétek, hogy mikor mehettek legkorábban és mi az a legkésőbbi időpont, amikor be kell bejeznetek a bulit, illetve ki kell pakolni a teremből. Figyeljetek arra a plusz időre is, amit a dekoráció felállítása majd lebontása vesz igénybe. Kérdezzetek rá, hogy ha túllépitek a megadott időt, van-e hosszabbítási díj és mennyi az összege. Foglalót illetően változatos a szolgáltatói gyakorlat. A leggyakoribb 30%, de előfordul, hogy a helyszín egy fix összeget határoz meg foglalóként. A fennmaradó összeg kifizetése is eltérő. Van olyan szolgáltató, aki 100%-t kér előre, van aki az esküvő másnapján kéri kiegyenlíteni a számlát, de vannak akik 8 napos fizetési határidőt határoznak meg a nagy nap után.

A legtöbb helyszín kapacitása 60-80 fő fogadásánál áll meg, 100 fő fölött nehezebb megtalálnotok a számotokra ideális helyszínt. A férőhely nemcsak azt határozza meg, hogy hány főt hívhattok majd az esküvőtökre, hanem kihatással van arra is, hogyan gazdálkodhatsz a rendelkezésedre álló térrel. Mielőtt lefoglalnátok a helyszínt, mérlegeld, jut-e elég hely a tánctérnek, a zenekar kényelmesen elfér-e.

A helyszínek szerződésükben az ingatlan és az ahhoz tartozó ingóságok bérbeadásáról, használatáról rendelkeznek. A bérleti díjként kért összeg általában az áramhasználatot, takarítási költséget, hűtést vagy fűtést, terület karbantartást, bútorzatot is tartalmazza, de ez helyszínenként eltérő, ezért részletesen tájékozódjatok. Fontos rögzítenetek, mikor van utoljára lehetőségetek a szerződés módosítására, illetve ha lemondanátok a foglalást, mennyi jár vissza a befizetett előlegből.

Sok helyszín kizárólagosságot köt ki néhány szolgáltató tekintetében, ezért erről is érdeklődjetek. Az ilyen megkötések mögött leginkább minőségi garancia áll, ilyen például a catering, de vonatkozhat a dekorációra vagy a fénytechnikára is az épület állagának védelme érdekében.

Lehet, hogy olyanok vagytok, akik számára "az éjjel soha nem érhet véget", de könnyen futhattok érvényben lévő csendrendeletbe, ezért legyetek tudatosak a helyválasztáskor. Legyen információtok a parkolásról is, ha nincs elegendő férőhely a helyszínen, vagy a parkolás magas költségekkel jár, akkor időben készüljetek alternatívákkal.

Apróságnak tűnhet a megfelelő áramellátás kérdése, mégis fontos tudnotok, hogy milyen feltételekkel rendelkezik a helyszín. Nem mindegy, hogy mekkora terhelést bír el az elektromos hálózat. Gondolj csak a zenekarra, hangosításra, fénytechnikára, a büféasztal ételeinek melegítésére.

Ha sok kiskorú vendéget vártok részükre felügyeletre lesz szükség, egyrészt a figyelmüket le kell kötni, másrészt fontos, hogy a szülők is tudjanak szórakozni. A felügyeletben a helyszínek többnyire tudnak segíteni, gyereksarok kialakításával vagy animátor biztosításával. Kérdezzétek meg azt is, hogy milyen a gyermekek számára korosztály szerinti kedvezményt tud biztosítani a helyszín az étel-, italcsomagból.

A rossz időjárás az esküvő rémeként él a menyasszonyok gondolataiban, Ha szabad ég alatti szertartást szeretnétek, vagy ilyen vacsorát, bulit terveztek, akkor kockázatot jelent az időjárás, ezért érdemes már a helyszínválasztáskor érdeklődni, hogy milyen alternatíváik vannak esős időjárás esetére. Fel kell mérnetek, hogy a helyszín rendelkezik-e megfelelő fedett térrel, ahol a násznép kulturáltan elfér vészhelyzet esetén. Fontos, hogy olyan helyet keressetek, ahol nem olvadtok bele a vacsoraasztalok közegébe a szertartás és a tánc közben, mert az nem mutat jól a fotókon.

Előny, ha a helyszínnek van rendezvényszervezője, aki az esküvőtök napján nagy terhet tud levenni a vállatokról. Sőt már az esküvőt megelőzően is segítségetekre tud lenni a szervezés során felvetődő kérdésekben, mint például elhelyezhető-e selfiebox, rendelhettek-e bármixert, csokiszökőkutat, füstgépet, ugrálóvárat ...

Vannak helyszínek, ahol elérhető néhány dekorációs kellék, így mielőtt a dekoratőrrel egyeztettek, vagy valamit béreltek, érdeklődjetek ezekről. Ilyen lehet akár a bútorzat is, ellenőrizzétek, milyen opciók lehetségesek a terem berendezését illetően, hogy ha az ott lévő darabok nem illeszkednek a stílusotokhoz vagy az esküvő tematikájához, akkor tudjatok időben gondoskodni azok bérléséről. Ha már tudod, hogy kisfilmmel készültök, akkor tervezzetek előre, hol célszerű a vetítővásznat úgy felállítani, hogy arra mindenki rálásson, és lehetőleg áram is legyen a közelben.

Néhány helyszín csak a területet biztosítja, és nincs saját konyhájuk, vagy ekkora rendezvény lebonyolítására nem alkalmas a felkészültségük. Erre felhívják a figyelmeteket, és ajánlanak vagy esetleg kikötnek catering cégeket. Érdeklődjetek, hogy van-e esküvői ételsorokból választékuk, azok mit tartalmaznak, milyen áron elérhetőek. Érdemes megkérdeznetek, hogy az esküvő előtt van-e kóstolási lehetőségetek, figyelembe tudják-e venni a kéréseiteket az ízesítéseket illetően, tudnak-e ételallergia esetén alternatív megoldást javasolni.

Ha fontos számotokra, hogy a családotok gondossága is szerephez jusson (nagymama süteménye, nagypapa pálinkája), ne felejtsétek el megkérdezni, hogy a hely szabályzata lehetővé teszi-e a máshonnan érkező sütemények, italok kihelyezését. A legtöbb helyszín csak eredetigazolás ellenében járul hozzá a saját ital vagy sütemény beviteléhez, és a felszolgálásért extra díjat számolhatnak fel.

Kérdezzetek rá, hogy a helyszínen szoktak-e egy időben több rendezvényt is szervezni. Ha igen, akkor azok elszeparálhatóak-e a Ti esküvőtöktől térben, hangban. Legyél figyelmes az apróságokra is, például van-e több rendezvény számára elegendő mellékhelyiség, parkolóhely. Szálloda esetében informálódjatok arról is, hogy a helyszín az esküvőtökkel egyidejűleg más vendégek kiszolgálását, elszállásolását is vállalja-e. Ha igen, az kompromisszumot igényel részetekről.

Ha az esküvőtök a távolság miatt szükségessé teszi a szállásfoglalást, járjatok utána van-e elegendő és megfelelő szálláshely a helyszínen vagy annak vonzáskörzetében. Amennyiben elszórtan találtok szállást a vendégeiteknek, akkor ennek megfelelően kell majd gondoskodnotok a transzferjáratokról is.

Egyeztessétek, hogy ki a kontaktszemélyetek a helyszín foglalásával kapcsolatosan, és ki képviseli az esemény idején képviseli a helyszínt. Érdemes a lehető leghamarabb felvenni velük a kapcsolatot, mert az egyeztetések során közvetlen viszony kialakítására van lehetőségek, ami elősegíti a későbbiekben is a gördülékeny kommunikációt.

Mielőtt véglegesítenétek az esküvő helyszínét és dátumát, mindenképp nézzetek meg néhány helyszínt, így lesz összehasonlítási és választási lehetőségetek. Ha az évszakot és a napot tekintve rugalmasak vagytok, akkor sokat lefaraghattok a költségekből. Miért ne lehetne egy szeptemberi pénteken a Nagy Napotok a júliusi szombat helyett?